Existem algumas matérias dentro de uma sociedade limitada que dependem da aprovação dos sócios, não podendo o administrador (mesmo se também for sócio) agir conforme bem entender. Algumas dessas matérias são afastadas do poder de decisão dos administradores justamente em virtude de um conflito de interesses direto, como seria, por exemplo, o caso da definição do modo de remuneração da administração/diretoria da empresa.
Cada matéria tem seu quorum próprio, que se vai se elevando conforme a sua respectiva relevância empresarial:
Art. 1.071. Dependem da deliberação dos sócios, além de outras matérias indicadas na lei ou no contrato:
I – a aprovação das contas da administração;
II – a designação dos administradores, quando feita em ato separado;
III – a destituição dos administradores;
IV – o modo de sua remuneração, quando não estabelecido no contrato;
V – a modificação do contrato social;
VI – a incorporação, a fusão e a dissolução da sociedade, ou a cessação do estado de liquidação;
VII – a nomeação e destituição dos liquidantes e o julgamento das suas contas;
VIII – o pedido de concordata.
Art. 1.076. Ressalvado o disposto no art. 1.061, as deliberações dos sócios serão tomadas
I – pelos votos correspondentes, no mínimo, a três quartos do capital social, nos casos previstos nos incisos V e VI do art. 1.071;
II – pelos votos correspondentes a mais de metade do capital social, nos casos previstos nos incisos II, III, IV e VIII do art. 1.071;
III – pela maioria de votos dos presentes, nos demais casos previstos na lei ou no contrato, se este não exigir maioria mais elevada.
Para que os sócios votem, é necessário que se siga um procedimento que visa garantir que todos recebam as informações. A convocação para deliberar deve ser feita pelo administrador, mas, em algumas hipóteses, também pode ser feita pelo próprio sócio ou conselho fiscal. A regra é que a deliberação de sócios ocorra por uma assembleia, que é mais complexa e obrigatória quando o número de sócios é superior a 10 pessoas.
As deliberações sociais apenas são dispensáveis quando todos os sócios decidirem por escrito sobre a matéria em pauta.
Na assembleia, a burocracia é maior porque a convocação deve ser feita no diário oficial do estado e em jornal de grande circulação. O anúncio precisa ser publicado por 3 vezes, com prazo mínimo de 8 dias entre a data da primeira publicação e a data da assembleia (ou, então, 5 dias para convocações posteriores). Já a instalação depende da presença de titulares de no mínimo 3/4 do capital social na primeira convocação, podendo, porém, na segunda convocação, ser instalada com qualquer número de sócios.
Entretanto, é importante que se diga que as formalidades em relação à convocação são dispensadas se todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.
A assembleia de sócios deve ser realizada ao menos uma vez por ano até o final do mês de abril (esse prazo só muda se a empresa estabeleceu um exercício social diferente do calendário comum). O objetivo dessa assembleia é tomar as contas dos administradores, deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico, designar administradores, quando for o caso, bem como tratar de qualquer outro assunto que seja pautado. Nesse caso, por ser uma assembleia ordinária, exige-se que a documentação esteja disponibilizada com antecedência de 30 dias da data marcada.
Depois da assembleia, será lavrada ata que deve ser assinada pelos sócios que bastem à validade das deliberações e ainda pelos membros da mesa, que também serão sócios presentes no momento. Uma cópia autenticada pelos administradores ou pela própria mesa deve ser apresentada à junta comercial no prazo de 20 dias a contar da assembleia.
Por outro lado, a reunião de sócios é mais simples. É uma ótima opção para sociedades limitadas com menos de 10 sócios que pretendam criar as suas próprias regras sobre as deliberações, sendo, portanto, absolutamente adaptável às necessidades de cada empresa. Seria cabível, por exemplo, estipular cláusulas prevendo regras mais simples de convocação e até reuniões virtuais a partir de determinados dados de contato dispostos no contrato.
Vale frisar, no entanto, que eventual omissão do contrato social gera a aplicação das normas da assembleia de sócios. Assim, o custo da falta de previsão pode ser alto tanto em termos financeiros como também em termos dos entraves desnecessários à tomada de decisão.
É somente após a aprovação da matéria, seja via assembleia ou reunião, que a administração pode agir. A administração/diretoria que eventualmente pretenda protocolar um pedido de recuperação judicial ou alterar o contrato social deverá seguir todo esse caminho, pautando a matéria, convocando os sócios, aguardando o resultado da votação e averbando a ata para somente então poder seguir com o que havia decidido anteriormente.
Trata-se de medida burocrática, mas que serve como uma garantia de que os sócios não serão prejudicados pela administração. Havendo previsão, qualquer assunto de interesse dos sócios da sociedade limitada poderá suscitar o mesmo procedimento para ser colocado em prática.
